Objectifs de la formation - Maîtriser l'organisation des dossiers juridiques

- Analyser son temps de travail : Évaluer les tâches chronophages et identifier les axes d’amélioration pour une gestion plus efficace.

- Structurer son emploi du temps : Organiser son agenda avec des plages dédiées et des priorités claires pour maximiser la productivité.

- Automatiser les processus : Créer des modèles et des parcours types pour standardiser la gestion des dossiers et réduire les tâches répétitives.

- Optimiser la communication client : Mettre en place des outils et des méthodes pour échanger efficacement tout en limitant les interruptions.

- Déléguer avec pertinence : Savoir confier les tâches adaptées à des collaborateurs ou des outils externes pour se concentrer sur l’essentiel.

- Utiliser des outils adaptés : Choisir et maîtriser des logiciels de gestion pour suivre les dossiers, le temps et les performances.

- Améliorer la satisfaction client : Clarifier les attentes, informer régulièrement et offrir un suivi transparent pour renforcer la confiance.

- Évaluer et ajuster ses pratiques : Mesurer l’efficacité de son organisation et apporter des corrections pour une gestion toujours plus optimale.

Horaires : de 9h30 à 12h30

PROGRAMME DE L'ATELIER :

Introduction : Les enjeux de la gestion des dossiers
- Constat sur la charge de travail des avocats : temps passé, stress, et risques de burn-out.
- Importance d’une organisation rigoureuse pour préserver son temps et optimiser son efficacité.

I. Préserver la ressource "temps"
- Analyser son emploi du temps : Identifier les tâches chronophages, peu rentables ou pénibles.
- Prioriser les tâches : Utiliser la matrice urgent/important et la loi de Pareto (80/20).
- Éviter les distractions : Limiter les interruptions et appliquer la loi de Carlson pour rester concentré.
- Déléguer efficacement : Identifier les tâches délégables et choisir les modalités de la délégation

II. Organiser sa gestion des dossiers
- Structurer son agenda : Créer un agenda par défaut avec des plages dédiées (production, mails, RDV clients, administration).
- Utiliser des codes couleurs : Classer les tâches par catégorie (PROD, ADM, RDV) pour une vision claire.
- Automatiser les tâches répétitives : Mettre en place des modèles (emails, courriers, contrats) et des processus standardisés.
- Centraliser les documents : Organiser les archives et les dossiers numériques pour un accès rapide et sécurisé.

III. Optimiser les processus de gestion des dossiers
- Analyser ses habitudes : Identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré dans la gestion quotidienne des dossiers.
- Décomposer les tâches : Découper chaque dossier en étapes claires (communication, réponse aux prospects, 1er RDV, devis, lettre de mission, provision, etc.).
- Créer des processus types : Établir des parcours clients standardisés pour gagner en efficacité et en cohérence.
- Utiliser des outils adaptés : Choisir des outils de gestion

IV. Améliorer la communication avec les clients
- Répondre aux prospects : Automatiser les réponses initiales et proposer des RDV payants pour filtrer les demandes sérieuses.
- Fixer des RDV efficaces : Utiliser des outils de prise de RDV en ligne et regrouper les échanges sur des plages horaires dédiées.
- Échanger de manière structurée : Limiter les interruptions (plages de disponibilité, signature de mail informative, standard externalisé).
- Clarifier les attentes : Expliquer les étapes du dossier, les délais, et les honoraires de manière transparente.

V. Mesurer et ajuster ses pratiques
- Suivre son temps : Utiliser des outils comme Toggl ou Harvest pour analyser où passe son temps (temps travaillé vs. temps facturable).
- Évaluer ses processus : Identifier les tâches à abandonner ou à déléguer pour se recentrer sur l’essentiel.
- Ajuster en continu : Adapter son organisation en fonction des retours clients et des résultats obtenus.

Université de Printemps à Reims :
Actualiser ses connaissances dans la spécialisation ciblée, via 20 ateliers de formation proposés les 23 et 24 avril 2026,
Programme : 5 ateliers au choix par demi-journée.
Vous pouvez participer à une ou deux journées au choix.
Il faudra vous inscrire à 2 ateliers de formation par jour pour bénéficier du tarif FIF PL.
Formation éligible à une prise en charge collective le jeudi et le vendredi par le FIF PL.
Déontologie : 2 ateliers gratuits, le jeudi - pour les avocats Jeune Barreau du ressort de l'ERAGE (2 ans après la date de prestation de serment, limité à 12h/an/personne) Formation ouverte à : Débutant (acquisition des fondamentaux) Intervenant(s)

• Maître Ganaëlle SOUSSENS, Avocat au Barreau de Paris

Nombre d’heures de formation 3.00 H Déroulé précis Prise en charge FIF PL collectif :
- 50,00 €* / la journée (il faut choisir deux ateliers le même jour pour en bénéficier)
- limité à 2 prises en charge collectives / an / avocat
- 200 €/ jour seront déduits de votre compte FIF PL
- Pour bénéficier du tarif FIF PL, déposez votre Attestation Urssaf** de contribution au Fonds d’assurance Formation, dans votre espace personnel ERAGE, avant votre inscription.
Après validation du document, par notre équipe, vous pourrez cocher la case « J’applique le tarif FIF PL ».
- Clôture de cette offre à J-3 avant la formation. Méthodes mobilisées pas de données