Matière(s) concernée(s) - Droit du numérique et des communications Objectifs de la formation À l’issue de la formation, les participants seront en capacité de :
- Identifier les principaux risques liés à l’utilisation d’une messagerie électronique dans un cabinet d’avocats ;
- Comprendre les différents niveaux de sécurisation d’une messagerie : accès, échanges, stockage et hébergement des données ;
- Comparer les principales solutions de messagerie à partir de critères objectifs de sécurité, de souveraineté, d’usage et de pérennité ;
- Choisir une solution adaptée à la taille, aux usages et à l’environnement numérique de leur cabinet ;
- Préparer et sécuriser la migration vers une nouvelle messagerie sans interrompre l’activité du cabinet ;
- Mettre en place des bonnes pratiques d’organisation afin de transformer la messagerie en véritable outil de productivité. Formation ouverte à : Débutant (acquisition des fondamentaux) Intervenant(s) CID DELVALLE Rafael
Consultant, formateur, Avignon) Nombre d’heures de formation 3 H Déroulé précis A) Messagerie sécurisée : contrainte ou levier pour le cabinet ?
1) Prendre conscience de la place centrale de l’email dans le fonctionnement du cabinet ;
2) Identifier les informations sensibles concentrées dans la messagerie ;
3) Sortir du réflexe « mon adresse fonctionne, pourquoi changer ? » ;
4) Envisager la messagerie comme un outil de protection, de maîtrise des données et de professionnalisation du cabinet.

B) Ce que vous risquez réellement sans messagerie sécurisée
1) Comprendre les risques de compromission d’un compte ;
2) Identifier les conséquences d’une exploitation des échanges et d’une usurpation de l’identité de l’avocat ;
3) Distinguer la protection des accès, des échanges et des données ;
4) Identifier le lieu de stockage des données et les personnes susceptibles d’y accéder ;
5) Prévenir les tentatives de phishing et sensibiliser les membres du cabinet.

C) Comprendre et comparer les solutions existantes (dont celle du CNB)
1) Identifier les grandes familles de solutions : solutions de la profession, hébergeurs professionnels et messageries axées sur la confidentialité ;
2) Construire une grille de comparaison adaptée au cabinet ;
3) Comparer la sécurité, la souveraineté des données et les conditions d’utilisation ;
4) Intégrer les critères de réversibilité, de compatibilité et de pérennité dans le choix d’une solution

D) Choisir la solution adaptée à son cabinet
1) Dimensionner la solution selon la structure et les usages du cabinet ;
2) Cartographier les besoins et l’écosystème numérique existant ;
3) Arbitrer entre sécurité, simplicité d’utilisation, organisation et budget ;
4) Définir les critères indispensables et les contraintes rédhibitoires ;
5) Mise en application de la grille d’analyse au cas d’une solution de messagerie sécurisée.

E) Réussir la migration vers sa nouvelle messagerie
1) Cartographier les comptes, données, contacts et historiques à conserver ;
2) Préparer techniquement et organisationnellement la migration ;
3) Organiser la bascule sans interrompre l’activité ;
4) Transférer et contrôler les données ;
5) Informer les interlocuteurs et mettre à jour l’écosystème du cabinet ;
6) Organiser une période de coexistence avec l’ancienne messagerie.

F) Faire de sa messagerie un véritable levier de productivité
1) Transformer la boîte de réception en espace de traitement ;
2) Séparer les emails des tâches et actions à réaliser ;
3) Structurer les dossiers et automatiser les traitements récurrents ;
4) Standardiser certaines réponses ;
5) Traiter les emails par créneaux et limiter les interruptions ;
6) Mettre en place une routine et un processus de communication au sein du cabinet.